Utilizar un software contable te ayudará a registrar, organizar o sistematizar la información financiera de tu negocio, y esto te permitirá tomar decisiones de negocios que impulsen una buena gestión empresarial.
Adicionalmente, estos programas de contabilidad son idóneos para reducir los riesgos de cometer errores durante el registro de las funciones contables más importantes como los gastos, ingresos, o las cuentas por cobrar.
Hoy en día, la mayoría de las pequeñas, medianas y grandes empresas confían en estos programas para automatizar sus trabajos de contabilidad, lo cual las ha tornado más competitivas y eficientes en el largo plazo.
La importancia de un software contable
Quienes buscan iniciar negocios rentables son conscientes del inmenso potencial que tienen los sistemas administrativos en la estructura de sus negocios.
Por tal motivo se sienten interesados en probarlos y utilizarlos con regularidad, o desde el mismo momento en que empiezan a generar transacciones contables importantes como las compras o ventas.
En este artículo te explicaremos a profundidad qué es un software contable, cómo funciona dentro de un negocio y cómo puedes ordenar las finanzas de tu negocio mediante un sistema que sea automático y fácil de implementar.
Qué es un programa de contabilidad
Un software contable es un programa informático diseñado para realizar trabajos de sistematización de tareas contables.
En esencia, es muy útil para simplificar las asignaciones vinculadas a la contabilidad de una empresa, y por ende, maximiza el tiempo y minimiza los errores de los emprendedores.
Los sistemas administrativos son sumamente relevantes en la actualidad, en especial en los entornos empresariales, tanto así que en algunos países son legalmente obligatorios para poder emitir facturas electrónicas.
Mediante un software contable puedes registrar y procesar todas las transacciones históricas de una compañía, o inclusive, de una determinada actividad productiva.
Las ventas, compras, cuentas por cobrar o por pagar, o los balances, son solo algunas de las funciones que puedes llevar a cabo exitosamente mediante este tipo de programas de contabilidad financiera.
Cómo funciona un software de gestión
Siendo sinceros, su funcionamiento no es tan complicado, especialmente porque el software de gestión se encarga de realizar todos los cálculos.
Esto significa que si tu eres el encargado de llevar la contabilidad en una empresa deberás ingresar la información requerida, para que el software contable pueda completar sus funciones de forma oportuna y eficiente.
Tus labores implican registrar los datos referentes al flujo de caja, a las pólizas contables, a los ingresos, egresos, nóminas, control de inventarios, y en general, a las operaciones contables que te permitan tener todo al día.
En definitiva, estos sistemas administrativos facilitan los procesos contables, pero sobre todo, dotan a estas labores de eficiencia, exactitud y eficacia.
Características de un software de gestión
Los sistemas de información contable tienen unas cuantas características bien marcadas, las cuales te explicaremos a continuación:
Son fáciles de usar
Existe la creencia de que estos programas de contabilidad son complejos o difíciles de utilizar, pero lo cierto es que te familiarizarás con ellos de forma rápida.
Solo necesitas tener a la mano la información que debes ingresar en ellos para completar tus labores satisfactoriamente, pues de resto, estos programas hacen todo el trabajo pesado.
Con esto nos referimos a los cálculos, esos que solían hacerse a mano, o con el uso de una calculadora, hace unos cuantos años.
Recuerda que los software de gestión están automatizados y sus operaciones se realizan en cuestión de minutos, así que el proceso es fácil, acucioso y rápido.
Son flexibles
Esta característica del software contable se refiere a que puede adaptarse perfectamente al plan de contabilidad de cada negocio.
Y en definitiva, a cada una de sus necesidades contables para alcanzar los resultados esperados.
De hecho, la flexibilidad es clave para este tipo de herramientas de contabilidad, y es por esto que ya hay muchas opciones disponibles en el mercado capaces de ajustarse a lo que cada empresa está buscando.
Fomentan la integración
Los software de gestión más modernos del mercado te ofrecen la posibilidad de integrar la contabilidad en una empresa con su proceso de facturación, lo cual maximiza los recursos como nunca antes.
Efectivamente, te permite ahorrar dinero, tiempo, incrementar los niveles de productividad y mejorar el rendimiento de la actividad contable.
Los programas que impulsan esta integración son capaces, entre otras cosas, de realizar asientos automáticos vinculados a algún movimiento que se registre en un determinado módulo y que requiera ser contabilizado, como sería el caso de un pedido a un proveedor, o de la factura de un cliente.
Son seguros
Solo puedes acceder a los sistemas de información contable con una clave privada, y de hecho, te permiten crear diferentes usuarios y otorgarles diferentes permisos según su autoridad o cargo dentro de la empresa.
En otras palabras: no todo el mundo tiene acceso a ellos libremente, y esto es algo que reviste a estos programas de una gran seguridad y confiabilidad.
Son portables
Esta es una de sus características más novedosas puesto que revela que toda la información contable de una empresa puede resguardarse en la nube, y por lo tanto, puedes acceder a ella desde donde sea que te encuentres.
Beneficios del software contable
Una vez tenemos claro las principales características de un software contable, ahora miremos cuales son los cinco principales beneficios de utilizar estos programas contables:
Incentiva el ahorro
Los programas de contabilidad reducen la cantidad de horas hombre que se necesitan para tener las cuentas en orden.
Es decir, que necesitas menos recursos humanos para completar las tareas contables de tu empresa, para buscar datos, o sencillamente para automatizar la información.
Simplifica los procesos
Al principio te dijimos que estos software de gestión trabajan de manera automatizada.
En consecuencia, el registro de las transacciones contables es más simple y rápido (ya no te tomará días enteros concretar estas tareas).
Impulsa la buena gestión empresarial
Uno de los mayores propósitos de un software contable es ayudarte a llevar el control de los gastos e ingresos de tu compañía para saber cómo se está comportando a nivel contable.
Y al tener esta información a la mano, automatizada y ordenadamente, eres capaz de analizar en qué estado financiero está tu empresa, o si estás facultado para tomar decisiones de inversión que favorezcan la gestión empresarial.
Alienta la disponibilidad de la información
Con un software contable la información está constantemente disponible en la nube, y esto te faculta para acceder a ella siempre que lo consideres necesario sin ninguna limitante de tiempo, lugar o espacio.
Básicamente podrás gestionar los datos contables en cualquier momento, lo cual es sumamente práctico, funcional y avanzado.
Defiende la confidencialidad
Los desarrolladores de estos programas de contabilidad le prestan mucha atención al criterio de la confidencialidad de la información contable.
Por este motivo se aseguran de que sean absolutamente seguros y fiables, y lo mejor de todo es que no son susceptibles a vulnerabilidades o ataques informáticos.
Libros recomendados
Importancia de un software de gestión contable
En este punto ya debes tener muy clara la importancia de organizar la información contable de tu empresa con este tipo de programas.
Sin embargo, queremos exponerte varias razones de peso para que no te quede ninguna duda sobre su relevancia actual:
Son idóneos para emitir facturas electrónicas
En algunos países como Colombia, Chile, España, México, Ecuador, Perú o Guatemala, es obligatorio emitir facturas electrónicas –aquellas que sustituyen a las manuales-, y esta tarea es muy sencilla de completar mediante un software contable.
Incrementan la competitividad empresarial
Mantener tus cuentas en orden hará que tu empresa sea cada vez más competitiva, lo cual es sumamente relevante en esta era tan globalizada y consumista, donde abundan los negocios innovadores.
Facilitan la solución de problemas
En caso de que se presente algún problema a escala contable estarás capacitado para solucionarlo de forma rápida y certera con tan solo acceder al histórico de transacciones del software contable.
Años atrás esto debía hacerse manualmente, y por ende, podían pasar horas hasta llegar a la raíz del problema, lo cual afectaba seriamente la productividad en el trabajo y dilataba la ejecución de las soluciones.
Minimizan los errores
Ya nada se hace con lápiz y papel en mano a nivel contable. En efecto, mediante un software de gestión todo se realiza de forma automatizada, así que no hay espacio para los errores de cálculo.
Sácale provecho al software contable con tu negocio
La contabilidad juega un rol crucial en el buen rendimiento financiero de las empresas, y esto es algo que puedes constatar por tus propios medios en los mejores libros de administración disponibles actualmente en el mercado.
Aunque también puedes conseguir información valiosa y relevante en algunos cursos de contabilidad disponibles ahora mismo en plataformas virtuales muy renombradas a nivel mundial.
Confiar en un software contable es una decisión muy sabia porque te ahorrará tiempo, dinero y recursos. Además, beneficiará a tu empresa a grandes rasgos puesto que mejorará su competitividad, su nivel de organización y su buena gestión empresarial.
Continuar leyendo: Préstamos para negocios: Dónde y cómo obtener dinero para tu idea
