La competitividad natural del mundo de los negocios implica que los emprendedores no pueden darse el lujo de perder tiempo. Cada minuto ineficiente es un minuto que pudo haberlos ayudado a hacer crecer sus negocios.
Con el tiempo, añadiendo la falta de productividad, esto puede provocar que la compañía quede detrás de la competencia. El primer paso para eliminar esas ineficiencias es identificarlas.
Aquí te dejamos algunas actividades que absorben el tiempo de la mayoría de organizaciones o negocios pequeños.
1. Redes sociales hacen perder tiempo a tu negocio
Los negocios entienden que para brindar el mejor servicio al cliente, necesitan monitorear sus cuentas de redes sociales. Esto les permite recibir inmediatamente cualquier queja de algún cliente y responder al instante.
Sin embargo, mirar las redes sociales a toda hora puede distraerte de lo que realmente importante. Invierte dinero en programas que automaticen todo lo que sea posible, incluyendo las menciones de redes sociales.
Asegúrate que la herramienta que eliges te permite asignar las quejas de los clientes a tu mejor representante de atención al cliente.
2. Correos electrónicos
Tal vez no te des cuenta de cuánto tiempo desperdicias cada día leyendo, respondiendo y enviando correos.
Toma tiempo educarte a ti y a tu equipo en prácticas eficientes de correo, como incluir la copia de ciertos correos solo para empleados que de verdad necesitan saber sobre un problema.
Herramientas como chats instantáneos y de colaboración permiten a los equipos comunicarse eficientemente. En lugar de responder correos de una persona a otra, todos pueden conocerse en un lugar.
Los miembros del equipo también pueden ver cuando alguien está conectado e iniciar un chat instantáneo, lo cual es de gran ayuda para los negocios con empleados que trabajan fuera de la oficina.
3. Problemas de tecnología
La tecnología se supone que debe hacer tu vida más fácil aumentando tu producitvidad, por lo que puede ser frustrante cuando tienes que gastar tiempo resolviendo algunos problemas tecnológicos.
Sé cuidadoso sobre los problemas más comunes que puede ocurrir en ciertos tipos de dispositivos y consigue a alguien que puedas contactar si necesitas asistencia urgente.
Incluso si eres solo una persona que opera, asegúrate de tener una alternativa para tu laptop o teléfono en caso deban ser reparados por algunos días.
Tu negocio no puede cerrar cada vez que tus equipos se malogran o un virus te infecta.
4. Reuniones
Las reuniones encabezan la lista de actividades en las que los negocios rentables pierden más tiempo hoy en día. Esta es otra área donde las herramientas de colaboración pueden ser una alternativa mucho más eficiente.
Incluso si tus reuniones son realizadas por teléfono o video conferencia, le estás pidiendo a tus empleados tomarse tiempo para conectarse.
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Si las reuniones son necesarias, redúcelas lo más que puedas creando una agenda y haciendo un esfuerzo consciente para evitar incumplir esa agenda.
Haz lo que puedas para mantener esas reuniones cortas, incluyendo solo esos empleados que necesiten la información que puedes brindarles.
Para conocer el uso de recursos que las reuniones implicas, puedes llevar un registro de horas de trabajo en tu negocio.
5. Drama
El drama es una parte inevitable de lidiar con personas, ya sea un cliente haciendo una escena o dos empleados discutiendo por problemas personales.
Desafortunadamente, no hay una herramienta que puedas comprar para manejar fácilmente el drama, pero puedes equiparte a ti mismo con el conocimiento necesario para confrontar estos problemas cuando se presenten.
Hay ciertos pasos a seguir para prevenir el drama, pero no hay nada que pueda garantizarte que lo detendrás por completo.
Cuando ves que ocurre un problema, trata de separar cada parte involucrada y obtener tanta información como sea posible. Deja que todas las personas envueltas sepan que aunque te importan sus problemas, el trabajo es lo primero.
Intenta llegar a una resolución o, si no es posible, tomar las medidas correctivas contra cualquier empleado que vaya en contra de las políticas de la compañía.
Una vez que estés al tanto de las cosas que haces diariamente y te absorben mucho tiempo, puedes tomar pasos para volverte más productivo.
Sé honesto contigo mismo cuando identifiques estas actividades y probablemente podrás lograr conseguir más tareas realizadas cada día, lo cual significa acelerar el crecimiento de tu negocio.
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