No todos los consejos, hábitos y herramientas para aprender cómo ser más productivo aplicarán para ti.
Algunos como levantarse temprano por ejemplo, cuando te encanta dormir, pueden no ser la manera más eficiente de aprender cómo ser productivo cuando difícilmente puedes estar con los ojos abiertos en la mañana.
Es por esto que hemos creado una guía con consejos efectivos para aprender cómo ser más productivo, algunos de ellos respaldados por la ciencia y diferentes estudios, los cuales, en definitiva, tendrán un efecto sobre tu rendimiento.
¿Es posible aprender cómo ser más productivo trabajando menos?
Estudios recientes han revelado que se puede alcanzar una mejor productividad si se trabaja menos, siempre y cuando se trabaje de forma enfocada. Inclusive, empresas como Google y gobiernos de la Unión Europea han optado por aplicar esta metodología.
Ese método es aplicado no solo por empresas como Google, sino también por políticas gubernamentales como las de Francia o Alemania.
Es una realidad que el éxito laboral no depende tanto de la cantidad de horas a la semana que trabajas, sino de la calidad de las mismas.
Sin importar que tengas un trabajo desde casa, tengas un negocio, o tengas un empleo en una gran compañía, estos consejos te ayudarán en tu búsqueda de cómo ser más productivo.
1. Duerme más
De acuerdo a un estudio realizado por la Universidad de Harvard, reducir tus horas de sueño, o no dormir de manera placentera, aumenta las probabilidades de reducir tu productividad, cometer más errores y disminuir tus niveles de eficiencia.
Es más, no solo es cuestión de cómo ser más productivo, cuando no duermes lo suficiente, diferentes aspectos personales de tu vida se ven afectados.
Así que es fundamental que aprendas cómo dormir bien si lo que estás buscando es aumentar tu productividad.
2. Comprométete con fechas de entrega
Cuando te comprometes a entregar resultados en una fecha establecida, bien sea por medio de un calendario o cumpliendo con una lista de tareas diaria, tu mente se prepara para cumplir con ellas.
De acuerdo a un estudio realizado por Dan Ariely, los participantes de su estudio se esforzaron muchísimo más cuando establecían una fecha de entrega para sus tareas.
3. Haz ejercicio con frecuencia
Un estudio realizado por la Universidad de Essex encontró que el ejercicio tiene beneficios que van más allá de perder peso y darte vitalidad.
El estudio encontró que, cuando las personas hacen ejercicio, sus efectos pueden durar entre 2 y 4 horas posteriores, lo cual influye en tener mejores relaciones sociales, aumentar la productividad y tener un mejor comportamiento en el trabajo.
4. Dedicar un tiempo a relajarte
De acuerdo a Scientific American, el trabajo en exceso puede conducirte a una congestión cerebral.
Cuando te enfocas exclusivamente en tu trabajo y dejas de divertirte y hacer otras actividades, tu cerebro deja de funcionar en sus mejores condiciones.
¿Quieres aprender cómo ser más productivo? La solución es que salgas a caminar durante tus días labores, tomar siestas los fines de semana, leerte un libro por diversión, salir con tu amigos y practicar actividades que te entretienen.
Este tipo de cosas que haces los fines de semana te relaja y aumenta tu productividad.
5. Escuchar música
La universidad de Ottawa realizó un estudio donde se analizó el efecto de la música en tu trabajo.
Durante el estudio, los participantes que estaban escuchando música tuvieron un mejor estado anímico, lo que permitió que estuvieran enfocados en su trabajo por una mayor cantidad de tiempo y entregar resultados mucho más creativos.
6. Tomarte un descanso
En el año 1999 una compañía llamada New Century Global quería mejorar los niveles de productividad de sus trabajadores.
Para lograrlo decidieron realizar un estudio con la Universidad de Cornell durante 10 semanas, donde un software le recordaba a sus trabajadores que mejoraran su postura y tomaran descansos.
¿Los resultados? Los trabajadores que recibieron esta alerta fueron 13% más efectivos en su trabajo en comparación con aquellos que no lo recibieron.
Así que si quieres aprender cómo ser más productivo, tómate descansos, sé justo con tus vacaciones, regálate nuevos aires y destinos para recargarte de energía que te brinden felicidad en el trabajo.
7. Aprender a escribir sin mirar el teclado
Si eres de los que pasa la mayor parte de tu día de trabajo sentado en un computador este punto puede interesarte.
De acuerdo a un estudio realizado por A Year of Productivity, cuando aprendes a escribir sin mirar el teclado puedes incrementar desde un 50% hasta un 100% la cantidad de letras que escribes por minuto.
Nada mal si tu trabajo consiste en escribir correos, artículos para tu blog, en el caso de que tengas un trabajo online, o gestionando actividades administrativas.
8. Trabajar con algunos sonidos de fondo
Al igual que la música y sus efectos en tu productividad, tener algunos sonidos o «ruido» de fondo puede ayudarte a mejorar tu creatividad y productividad.
Esto, según el estudio realizado por el Journal of Consumer Research, se convierte en una ayuda extremadamente funcional en el trabajo.
Puedes descargar aplicaciones como Simply Noise que pueden ayudarte en tu búsqueda de cómo ser más productivo, si ya te cansaste de escuchar las mismas canciones en Youtube o de tu lista de reproducción.
9. Crea un ambiente de trabajo diseñado para ti
No solo se trata de tener un espacio de trabajo diseñado con buena ventilación, iluminación blanca, y con espacios organizados y abiertos, sino de tener espacios funcionales para ti, exclusivamente.
Según varios estudios realizados por DeskTime en el 2012, cambios positivos en tu ambiente afectan tu productividad.
Así que pregúntate qué puedes hacer en tu lugar de trabajo, donde pasas la mayor parte de tu tiempo, para mejorar tu estilo de vida y productividad.
10. Trabaja en bloques de menos de una hora
De acuerdo al mismo estudio de DeskTime y publicado por Fast Company, se encontró que las personas que trabajaron en segmentos de 52 minutos con un descanso de 17 minutos fueron quienes complementaron la mayor cantidad de tareas.
Otros consejos prácticos que brinda este estudio para aprender cómo ser más productivo es que realices una lista de pendientes que sea realista, enfocándote en las tareas más difíciles al principio del día y tomándote 15 minutos de descanso luego de cada hora de trabajo intenso.
Para esto puedes aplicar la técnica de pomodoro.
11. Alterna el trabajo intenso con los descansos
Muchos estudios, como el realizado por la Universidad de Northwestern, revelan que un trabajo intenso y continuo no es para nada productivo para los individuos, ni tampoco para las empresas.
En el caso de los trabajadores que se desempeñan en puestos creativos, se recomienda que los periodos de trabajo no excedan las 4 horas.
Ya que de lo contrario los resultados pueden ser contraproducentes e intervenir de forma negativa en su proceso creativo.
12. No combines la vida laboral y personal
Aprender cómo ser más productivo en el trabajo no es estrictamente necesario que tengas que estar disponible para cualquier llamada que te de un cliente o un supervisor.
Encontrar tiempo, y delimitarlo con inteligencia, es lo que te permitirá llevar un equilibrio entre tu vida personal y la laboral.
Es por esto que, si estás buscando cómo ser más productivo no necesitas llevar trabajo de la oficina a la casa, ni tampoco llegar tarde a tus obligaciones laborales porque tengas compromisos sociales o familiares.
Esto es de suma importancia cuando trabajas desde casa, ya que puede tornarse muy fácil combinar actividades personales con tu trabajo.
13. Practica un hobby que te apasione
Los beneficios de realizar una actividad fuera del trabajo de forma regular y que contribuya a tu crecimiento personal, e inclusive para tu formación profesional, son muchísimos.
Entre esos beneficios encontramos una mejor productividad dentro del horario de oficina, ya que los hobbies contribuyen a que, no solo aprendas cómo quitar el estrés causado por la carga laboral, sino que te garantiza llegar renovado cada día al trabajo.
14. Ser organizado influye en tu productividad
No solo la organización de los espacios donde desarrollas tus obligaciones, sino también la prioridad que le das a tu tareas es un proceso fundamental para lograr ser más productivo.
Procura siempre mantener tu escritorio en orden, donde siempre el elemento que más se destaque sea el trabajo que estas realizando actualmente.
En cuanto a las tareas, es importante que las organices por orden de importancia, así te asegurarás brindar mejores resultados a tus superiores sobre los temas que más les interesan.
15. Enfócate en la calidad y no en la cantidad
Por último, si realmente quieres aprender cómo ser más productivo, enfócate en crear trabajo de mejor calidad, sin importar la cantidad de resultados que tengas.
Muchos profesionales piensan erróneamente que mientras más cosas hagan, mejores resultados obtendrán y así optimizarán el tiempo; pero la verdad es que esto no es así a la hora de cómo ser más productivo.
Enfrascarse en producir más resultados afecta mucho cualquier tarea, ya que se incrementa el margen de error y por lo tanto es más probable que tengas que rehacer todo.
Otras estrategias efectivas para ser más productivo en el trabajo:
Gana tus mañanas para ganar tu día
Si quieres ganar tu día, gana tus mañanas. Y para esto, es fundamental que tengas una rutina de mañana que esté acorde con tus objetivos.
La sensación de librar tu día, cumpliendo con tu rutina de ejercicio, meditación y lectura en la mañana, te pone en una posición ganadora frente al resto del día.
Caso contrario, cuando arrancas el día posponiendo tu alarma, sin desayunar, sin ejercicio y de afán corriendo para el trabajo.
Por esta razón es tan importante que ganes tus mañanas, pues estas determinan cuál será tu actitud y disposición durante todo el día.
Te aseguro que si te enfocas en tener una mañana productiva, el resto de las actividades durante el día serán mucho más fáciles de alcanzar.
Aplica el principio de Pareto
Enfócate en el 20% de las actividades que produce el 80% de los resultados. O, como lo plantea Bill Gates en una de sus frases, dedica el 80% de tu tiempo a lo que produce el 80% de tus resultados.
Recuerda algo muy importante para ser más productivo: No se trata de las horas de trabajo, sino del trabajo durante esas horas.
Aunque cueste aceptarlo, la mayoría de las cosas no importan. Así que aprende a delegar y más bien dedícate a hacer lo que los demás no son capaces.
No hagas bien lo poco importante
¿De qué te sirve ser muy eficiente en aquellas actividades que no contribuyen a tu propósito de vida?
La mejor forma de perder el tiempo es haciendo muy bien lo innecesario. Las actividades que no están orientadas a un objetivo o un propósito, cuestan una fortuna.
En este punto debes tener muy presente el costo de oportunidad de las decisiones que tomas, no solo se trata de lo que estás haciendo, sino lo que estás dejando de hacer.
Haz una lista de lo que deberías dejar de hacer
Una de las frases más famosas de Steve Jobs plantea que el éxito de Apple se debió principalmente a todo lo que no hicieron.
¿Te resulta extraño? En un mundo lleno de pendientes, compromisos y responsabilidades, aprender a decir no es una verdadera habilidad rentable.
Es por esto que, en lugar de hacer listas de tareas pendientes, más bien crea listas de cosas que deberías dejar de hacer porque no son importantes, relevantes, rentables o urgentes.
Puedes llamar esta lista, la lista de la libertad, y se compone de todas aquellas actividades que tú no deberías hacer, que deberías delegar, que no te gustan o que no representan un efecto positivo para tu negocio.
Si tienes claro qué no debes hacer, tendrás la libertad y el tiempo para enfocarte en lo que realmente aporta valor a tu trabajo. Sin duda, esta decisión tan importante te hará mucho más productivo en el trabajo y en tu vida en general.
Entiende primero el por qué, luego pregúntate el cómo
Para realmente ser más productivo, primero debes tener muy claro por qué estás haciendo algo. Si no entiendes la razón de fondo de tus actividades, no les dedicarás la energía suficiente.
Una vez tengas claro por qué estás haciendo algo y cómo esta actividad contribuye con tu negocio, trabajo o vida personal, tendrás las bases necesarias para definir cómo las vas a hacer, en qué momento y qué prioridad tendrán en tu vida.
Este punto está muy ligado con el recién mencionado de hacer muy bien lo poco importante. Cuando tienes claro el por qué sabrás cuáles actividades harás, cuáles delegarás, e incluso, cuales no considerarás dentro de tus pendientes.
Si te falta tiempo, te faltan prioridades
En su libro Good to Great, Jim Collins plantea una frase muy real:
Si tienes más de tres prioridades, no tienes ninguna.
¿Qué opinas al respecto? ¿Cuántas prioridades tienes en tu día, en tu semana y en este semestre del año? Entre más «prioridades» tengas, dispondrás de menos tiempo.
Por esto es tan importante leer esta clase de libros para emprendedores; pues nos señalan nuestras debilidades y puntos ciegos, nos enseñan por ejemplo que, si queremos ser más productivos en el trabajo, tendremos que tener muy pocas prioridades.
Si en estos momentos sientes que no te alcanza el tiempo, que es muy limitado o que tienes demasiadas cosas por hacer para cumplir con tus múltiples objetivos, es momento de evaluar cuáles son tus prioridades y determinar cuáles deben de eliminarse o delegarse.
Entiende la Ley de Parkinson
Este principio de productividad, o ley de vida, fue anunciada por el británico Cyril Northcote Parkinson en 1957.
Básicamente esta ley plantea que «el trabajo se expande hasta llenar el tiempo disponible para que se termine».
¿Qué quiere decir esto o qué significa? Entre más tiempo tengas para hacer una tarea, Más compleja y difícil de hará. Y lo mismo sucede en el caso contrario, entre menos tiempo tengas, más te enfocarás y entregarás resultados en un menor tiempo.
Para aplicar esta ley de Parkinson en nuestra rutina diaria, y con el objetivo de alcanzar el éxito en nuestros proyectos personales, podemos crear urgencia alrededor de las actividades que producen los mayores resultados.
Si bien puede ser «ficticia», cuando estableces una fecha límite para entregar un proyecto, publicar un libro digital, o lanzar tu curso en línea, sucede que haces todo lo necesario para cumplir con este limite que estableciste.
Protege tu atención
Si pudieras aplicar un solo consejo de esta lista para ser más productivo, te diría que te enfoques en este. No es ningún secreto que vivimos en una sociedad que compite por tu atención. Y esto lo vemos en:
- Las nuevas publicaciones en redes sociales
- Las notificaciones de los correos electrónicos
- La constante actualización de nuevos emails del trabajo
- Tu compañero de trabajo haciéndote comentarios
- Navegando entre pestañas en tu horario laboral
- Distracciones constantes que requieren de tu atención
Para ser más productivo te propongo que conscientemente protejas tu atención. Para lograrlo, utiliza la tecnología a tu favor.
Por ejemplo puedes poner tu teléfono en modo avión, cancelar todas las notificaciones de tu celular, cerrar las pestañas innecesarias en tu computador, y trabajar si es necesario, con audífonos que cancelen el ruido, de esta manera te enfocarás.
Por último recuerda que la distracción es la mayor fuente de pérdida de tiempo, y el tiempo es un recurso que no se renueva.
Olvídate de la multitarea
No sé en qué momento nos hicieron creer que entre más tareas hagamos al tiempo, más productivos seremos y obtendremos mejores resultados.
Esta creencia limitada de la productividad tiene un costo muy alto; pues el salto entre cada actividad hace que dejemos «restos de atención» que difícilmente podremos recuperar.
Debemos aceptar que cuando hacemos varias cosas al tiempo, no estamos concentrados ni presentes en nuestra actividad actual. Y aquí resulta importante volver a recordar la importancia del por qué estamos haciendo lo que hacemos.
Si tenemos muy claro nuestras prioridades y la razón del por qué lo estamos haciendo, no permitiremos que la multitarea nos lleve a obtener resultados mediocres en las actividades más rentables de nuestra rutina.
Decide basado en principios, no emociones
Este principio de productividad me parece muy interesante. Y es que muchas veces, solemos tomar decisiones basados en como nos sentimos. Y normalmente, estas suelen ser las decisiones equivocadas.
Por ejemplo, hacemos ejercicio en la mañana si sentimos ganas, leemos si tenemos la motivación para hacerlo, nos enfocamos en lo importante en el trabajo cuando entramos en la zona (más adelante hablaremos de esto).
No obstante, cuando decidimos basados en cómo nos sentimos, estamos limitando nuestro propósito de vida y grandes objetivos a algo muy cambiante.
Más bien te propongo que tomes decisiones basados en tus principios de vida. De esta manera, harás lo que tienes que hacer, incluso cuando no sientas la motivación.
Para complementar esto, James Clear en su libro Hábitos atómicos nos explica que, los cambios en los hábitos son mucho más fáciles de implementar cuando asociamos nuestra identidad al comportamiento.
Es decir, es mucho más fácil que tú hagas ejercicio si te consideras una persona deportista, es más fácil que tú leas en la noche, si te consideras un lector. Es más fácil que te alimentes saludable si eres una persona que cuida su cuerpo.
Así que establece qué identidad quieres, establece principios que quieres para tu vida, y toma decisiones basadas en esta identidad y principios.
El momento perfecto no existe
Todos luchamos contra la procrastinación, y esas ganas latentes de postergar esas actividades importantes.
¿A qué se debe esto (y más cuando somos conscientes que realizar estas actividades nos ayudarán a lograr nuestros objetivos)?
Creería yo que se debe al miedo que sentimos de medir en el mundo real nuestras decisiones y acciones. Es decir, preferimos tener ideas perfectas, que resultados reales que no son lo que esperamos.
Por eso es que no tomamos acción, por miedo a que las cosas no resulten como esperamos y preferimos quedarnos en ideales perfectos, con excusas de por qué no hemos empezado, como por ejemplo… no es el momento perfecto.
Si eres consciente de tu miedo, de como este te paraliza, y aun así tomas acción y te atreves a emprender esa idea que tienes, con seguridad que te diferencias del resto, saldrás de tu zona de confort y podrás medir en realidad cómo se encuentra tu idea, qué cambios necesitas y en qué te debes enfocar.
Entra en la zona
Ya lo había mencionado anteriormente, y es que cuando proteges tu atención y evitas las distracciones, obtendrás la recompensa de la productividad y de entrar en la zona.
¿Alguna vez has sentido que todo fluye en ese trabajo que estás realizando, tienes buenas ideas, te concentras, sacas adelante esos negocios rentables y aumentas tus resultados?
Esa sensación se conoce como entrar en la zona, y es cuando tu creatividad y productividad se unen para producir grandes resultados, esos que te harán ganar más dinero, evitarán que pierdas tiempo y alcances tu grandes objetivos.
¿Cómo entrar en esta famosa zona? Para comenzar, deja de estar disponible para todo el mundo, cuida al máximo tu tiempo, y evita que las distracciones (notificaciones, correos y redes sociales) roben tu atención.
Modela lo que funciona
¿Quieres aprender como ser más productivo en tu trabajo y en tu vida en general? Encuentra alguien que ya lo logró y modela sus resultados.
No hay forma más efectiva de implementar un nuevo hábito, acercarse a una meta deseada o cambiar un comportamiento que basándose en los resultados de otra persona que ya tiene lo que tú deseas.
Si queres ser más productivo, encuentra personas en tu entorno que son productivos y obtienen los resultados que tú deseas. Pregúntales cómo lo hicieron, estudia sus procesos, decisiones y comienza desde allí.
Si bien puede que cambie lo que funcione para ti, partir desde un resultado ya probado, te ahorrará dinero, tiempo y esfuerzo.
Implementa el conocimiento
Para terminar, déjame te hago una pregunta la cual espero me respondas con toda honestidad.
¿De qué te sirve leer todos estos consejos para ser más productivo si sigues con tus mismas rutinas, y decisiones diarias que te llevaron al lugar en el que te encuentras hoy?
Si quieres aumentar tu productividad, o no te sientes a gusto con los resultados actuales que tienes a nivel profesional o personal, te invito a que pongas en práctica estos consejos.
De nada sirve el conocimiento paso. Entre más implementes, más rápido creas el hábito de la productividad, la cual se vuelve una actividad inconsciente.
Cuando dejas de tomar decisiones basado en como te sientes frente a tu trabajo hoy, y más bien te basas en tus principios de productividad, te colocas en una posición favorable para conseguir los resultados que siempre has soñado.
Así que implementa hoy, prueba estos consejos para ser más productivo y déjame saber en los comentarios qué cambios positivos has visto en tu vida a raíz de poner en práctica estas estrategias comprobadas por la ciencia.
Continuar leyendo: 10 Técnicas de administración del tiempo para ser más productivo
